Sie haben alles im Blick – Krisensicherer Job sucht Organisationstalent

Teamassistenz (m/w/d) für Notarkostenprüfer Ihre Aufgaben:

Allgemeine Assistenz und Organisation

Unterstützung der Notarkostenprüfer im Tagesgeschäft
Terminmanagement sowie Organisation und Koordination von Besprechungen einschließlich Raumbuchung
Allgemeine administrative Tätigkeiten und Büroorganisation

Organisation und Koordination im Bereich der Kostenrevisionen

Vorbereitung von Unterlagen für Kostenprüfungen sowie Erstellung von Begleitschreiben
Kommunikation und Abstimmung mit der Abteilung Finanzwesen
Verwaltung und Abgabe von Prüfungsberichten und Stellungnahmen
Erstellung von Berichten an Präsidenten und Geschäftsführung
Dokumentenmanagement und elektronische Ablage (u. a. über Enaio)
Pflege von Daten in internen Systemen
Verwaltung und Aktualisierung von Informationen zu Notarstellen

Versand und Bestellwesen von Fachliteratur

Bearbeitung von Bestellungen
Kommunikation mit Versanddienstleistern und Koordination des Versands
Unterstützung bei Buchführung und Rechnungserstellung
Pflege umsatzsteuerrelevanter Informationen

Notariatsverwaltungen

Vorbereitung von Nutzungsvereinbarungen
Organisation des Postversands und Verwaltung von Siegeln
Pflege und Aktualisierung von Übersichten
Korrespondenz und Abstimmung mit Steuerberatern
Unterstützung beim Kosteneinzug und der Rechnungserstellung
Vorbereitung und Einleitung von Mahnverfahren
Führung von Termin- und Fristenkalendern

Ihr Profil:

Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d), Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder vergleichbare Qualifikation
Diese Position kann mit einem Beschäftigten oder Beamten der zweiten Qualifikationsebene besetzt werden
Erfahrung in administrativen und organisatorischen Tätigkeiten, idealerweise im Verwaltungsumfeld
Sicherer Umgang mit MS Office sowie Bereitschaft zur Einarbeitung in Fachverfahren
Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise
Organisationsgeschick sowie ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
Teamfähigkeit, Diskretion und Zuverlässigkeit
Freundliches, professionelles und sicheres Auftreten

Unser Angebot:

Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet mit klar definierten Aufgabenbereichen sowie die Zusammenarbeit in einem fachlich hochqualifizierten und engagierten Team
Ein moderner Arbeitsplatz in attraktiver Lage im Herzen Münchens mit familienfreundlichen Arbeitsbedingungen
Eine Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) mit den im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen (z. B. betriebliche Altersvorsorge) bzw. nach dem Bayerischen Besoldungsgesetz (BayBesG)
Flexible Arbeitsmodelle mit der Möglichkeit zur mobilen Arbeit
Eine hochwertige, subventionierte Kantine mit täglich wechselnden Gerichten auf Restaurantniveau
Attraktive Angebote rund um Gesundheit und Bewegung, einschließlich regelmäßiger Sportprogramme
Regelmäßige Mitarbeiterveranstaltungen, die den Teamzusammenhalt stärken und Raum für Austausch bieten
Gezielte Fort- und Weiterbildungsangebote zur Unterstützung Ihrer fachlichen Entwicklung

Wir freuen uns über Ihre vollständige Bewerbung unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins bis spätestens 17.05.2026 an bewerbung@notare-bayern-pfalz.de.

Diese Stelle kann sowohl in Teil- als auch in Vollzeit zum nächstmöglichen Zeitpunkt besetzt werden.

Im Sinne des Bayerischen Gleichstellungsgesetzes (BayGlG) sind wir bestrebt, den Anteil von Männern in allen unterrepräsentierten Bereichen zu erhöhen. Bewerbungen von Männern werden daher besonders begrüßt und bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt.

Mehr über uns: www.notare-bayern-pfalz.de

Notarkasse Anstalt des öffentlichen Rechts
Ottostraße 10, 80333 München, Tel. 089 55166-205