VPK-Landesverband privater Träger
der freien Kinder-, Jugend- und Sozialhilfe e.V.
Baden-Württemberg

Sie lieben Organisation, Verantwortung und Gestaltungsspielraum?

Office – Manager*in (m/w/d)

in Teilzeit (50 %) zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Wer wir sind

Der VPK – Landesverband Baden-Württemberg e.V. ist die Interessenvertretung privater Träger der freien Kinder-, Jugend- und Sozialhilfe in Baden-Württemberg. Wir vertreten unsere Mitgliedseinrichtungen gegenüber Politik, Verwaltung und Öffentlichkeit, vernetzen Fachleute und gestalten aktiv die Rahmenbedingungen für eine moderne, qualitativ hochwertige Kinder- und Jugendhilfe.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum 01.10.2026 eine engagierte Persönlichkeit, die mit Herz, Kompetenz und Organisationstalent das Management unsere Geschäftsstelle in Schutterwald übernimmt.

Ihre Aufgaben – vielseitig, sinnstiftend, gestaltbar

Als Office – Manger*in sind Sie das organisatorische Rückgrat unseres Verbandes und arbeiten direkt mit dem Vorstand zusammen. Sie übernehmen insbesondere:

Organisatorische Leitung

• Operative Steuerung und Organisation der Geschäftsstelle
• Sicherstellung reibungsloser administrativer Abläufe
• Koordination zwischen Vorstand und Fachteam
• Sekretariat des Vorstands, Korrespondenz und allgemeine Bürotätigkeiten
• Personalverwaltung in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro (Personalakten, Lohnabrechnung)

Mitgliederverwaltung und -betreuung

• Persönliche Beratung und Verwaltung unserer Mitglieder
• Erste Ansprechperson für neue Mitgliedseinrichtungen
• Schnittstelle für Termine zu Leistungs-, Entgelt- und Qualitätsvereinbarungen
• Bereitstellung von Vorbereitungsunterlagen für Mitglieder Verbandsarbeit & Gremien
• Organisation und Durchführung von Mitgliederversammlungen (zweimal jährlich), Vorstands- und Beiratssitzungen
• Vorbereitung von Sitzungsunterlagen und Erstellung von Protokollen
• Organisation von Fortbildungsveranstaltungen und Arbeitsgruppen
• Zusammenarbeit mit der Bundesgeschäftsstelle und anderen Landesverbänden

Kommunikation & Öffentlichkeitsarbeit

• Pflege der Beziehungen zu Mitgliedern, Behörden und politischen Entscheidungsträgern
• Vertretung des Verbandes bei Veranstaltungen, Messen und Konferenzen
• Pflege von Homepage und Einrichtungsverzeichnis, Koordination von Rundschreiben und Newsletter

Finanz- und Ressourcenmanagement

• Erstellung des jährlichen Wirtschaftsplans gemeinsam mit dem Vorstand
• Finanzbuchhaltung, Kontierung, Buchung von Belegen, Zahlungsverkehr
• Überwachung der Mitgliedsbeiträge, Controlling, jährliche Kassenprüfung
• Eigenständige Finanzentscheidungen im Rahmen des Wirtschaftsplans
• Sicherstellung des Datenschutzes innerhalb des Verbandes

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossenes Studium (z. B. Betriebswirtschaft, Verwaltungs-, Sozial- oder Non-Profit-Management) oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer leitenden Verwaltungs-, Geschäftsstellen- oder Assistenzfunktion – idealerweise in einem Verband, Verein oder im sozialen Bereich
• Sicherer Umgang mit Buchhaltung, Wirtschaftsplanung und Controlling
• Erfahrung in der Personalverwaltung sowie der Zusammenarbeit mit Steuerbüros
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse; Affinität zu digitaler Verbandsarbeit (Homepage-Pflege, OnlineTools)
• Kenntnisse im Kinder-, Jugend- und Sozialhilferecht sind von Vorteil
• Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte und selbständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Verhandlungsgeschick und souveränes Auftreten
• Diskretion, Loyalität und Identifikation mit den Werten der freien Wohlfahrtspflege

Was wir Ihnen bieten

• Verantwortungsvolle Position mit echtem Gestaltungsspielraum direkt an der Schnittstelle zu Vorstand, Mitgliedern und Politik
• Faire Vergütung in Anlehnung an den VPK-Tarif, Entgeltgruppe Verwaltung
• Familienfreundliche Teilzeitstelle mit 50 % und flexibler Arbeitszeitgestaltung
• Sinnstiftendes Arbeitsumfeld in einem etablierten Verband mit gesellschaftlicher Wirkung
• Kollegiales Team mit kurzen Entscheidungswegen und einer wertschätzenden Arbeitsatmosphäre
• Vielfältige Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung und persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten
• Moderner Arbeitsplatz mit guter Erreichbarkeit

Klingt nach Ihrer nächsten Aufgabe?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung – mit Lebenslauf, relevanten Zeugnissen, Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung:

Gitta Braun, Schutterstraße 10, 77746 Schutterwald
Telefon: 0781 9482163, E-Mail: braun@vpk-bw.de